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Stellenausschreibung

Job-ID
25/06
Bewerbung bis 16.03.2025

- English version below -

Das Leibniz-Institut für Alternsforschung - Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI) in Jena ist eine von Bund und dem Bundesland Thüringen gemeinsam finanzierte Forschungseinrichtung in der Leibniz-Gemeinschaft. Die international beachteten, hochkompetitiven Forschungsaktivitäten des FLI sind auf die biomedizinischen Ursachen des Alterns ausgerichtet. Wissenschaftler/innen aus ca. 40 Ländern erforschen die molekularen Grundlagen des Alterns und der Entstehung von alternsassoziierten Erkrankungen. Ziel ist es, die Basis für neue Therapieansätze zu schaffen, um die Gesundheit im Alter zu verbessern (www.leibniz-fli.de).

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit mit sprachlicher Qualifikation Englisch:

Teamassistenz (m/w/d)

Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützen Sie die Forschenden bei administrativen und organisatorischen Prozessen. In dieser zentralen Schnittstellenfunktion sind Sie mit den administrativen Abläufen des FLI bestens vertraut und arbeiten eng mit den Fachbereichen der Verwaltung zusammen. Durch Ihre Unterstützung tragen Sie maßgeblich zu einem reibungslosen Forschungsbetrieb bei und helfen mit, unsere Mission erfolgreich zu erfüllen.

Ihre Aufgaben:

Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch
Unterstützung bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter in den Forschungsgruppen
Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftler Aufenthalten
Organisation wissenschaftlicher Meetings und Vorträge, einschließlich Budgetplanung
Pflege von Datenbanken mit wissenschaftlichen Leistungsdaten
Planung und Organisation von Reisen der Forschenden, sowie Terminmanagement
Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

Ihr Profil:

Erforderlich ist eine Sozial- und Methodenkompetenz (Problemanalyse, konzeptionelle und lösungsorientierte Arbeitsweise, Arbeitsmethodik etc.), wie sie durch eine mind. 3 - jährige Ausbildung oder ein Bachelorstudium vermittelt wird, gekoppelt mit nachweisbarem Interesse für Verwaltungsprozesse und Office Management
Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit, idealerweise in einer Forschungseinrichtung oder Hochschule
Sehr gute englische Sprachkenntnisse, mind. B2 Niveau
Erfahrung in Veranstaltungsorganisation sowie Fundierte Anwenderkenntnisse der digitalen Datenverarbeitung, idealerweise Erfahrung mit Datenbanken
Interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit und ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

Sie denken, Ihr Profil passt nicht, weil Sie zum Beispiel Berufsanfänger (m/w/d) sind? Beschreiben Sie uns Ihre Motivation und bewerben Sie sich trotzdem!

Wir bieten:

Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem motivierten Team, welches Sie bei der Einarbeitung optimal begleitet und unterstützt – sowie ein internationales Arbeitsumfeld, eingebettet in den Beutenberg Campus in Jena.
Arbeitsvertrag entspr. dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit langfristiger Perspektive. Die Stelle soll zunächst in Teilzeit mit mindestens 20 (maximal 30) Wochenstunden besetzt werden, mit der Aussicht auf perspektivische Erhöhung der Arbeitszeit
Vergütung entsprechend TV-L je nach Qualifikation und Erfahrung, zusätzliche Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld) 30 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr, zwei arbeitsfreie Tage am 24./31.12., Leistungsprämiensystem und attraktive betriebliche Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Arbeit je nach Tätigkeit, ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, welches eine gesunde Work-Life Balance ermöglicht, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Dual Career Option
Talente zu fördern, ist uns ein Anliegen: Wir unterstützen bei verschiedenen Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Digitale Lernplattformen mit zahlreichen verschiedenen Online Kursen können genutzt werden

Bewerbung:

Bitte bewerben Sie sich online über unser Bewerbungsportal bis zum 16.03.2025.

Die Auswertung eingehender Bewerbungen erfolgt auf Grundlage der fachlichen Qualifikation. Talente werden unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität bei der Einstellung berücksichtigt.

www.leibniz-fli.de

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Job-ID
25/06
Apply before 16.03.2025

The Leibniz Institute on Aging - Fritz Lipmann Institute (FLI) in Jena is a federal and state government-funded research institute and member of the Leibniz Association (Leibniz-Gemeinschaft). FLI’ s internationally visible and highly competitive research is focused on understanding the mechanisms of aging and associated age-related diseases. Scientists from around 40 countries are currently investigating the molecular mechanisms of aging and the occurrence of age-related diseases. Our aim is to create the basis for new approaches in medicine as a way to improve the health of the elderly (www.leibniz-fli.de).

We are looking for a Team Assistant (m/f/x) in part time with English language qualifications to join us as soon as possible:

Team Assistant (m/f/x)

As a Team Assistant (m/f/x), you will support the researchers in administrative and organizational processes. In this central interface function, you will be very familiar with the administrative processes of the FLI and work closely with the administrative departments. Through your support, you will make a significant contribution to smooth research operations and help us to successfully fulfill our mission.

Tasks:

Handling of administrative, organizational and communication tasks as well as correspondence in German and English
Language mediation, translations and taking minutes of meetings in German or English
Support in recruiting and onboarding new employees in the research groups
Organization of colloquia and guest researcher stays
Organization of scientific meetings and lectures, including budget planning
Maintenance of databases with scientific performance data
Planning and organization of business trips for researchers, as well as appointment management
Digitization and archiving of documents
Collaboration in the optimization of processes

Requirements:

Required are social and methodological skills (problem analysis, conceptual and solution-oriented working methods, working methodology, etc.), which are usually acquired through at least 3 years of training or a Bachelor's study - coupled with a demonstrable interest in administrative processes and office management
Professional experience in a comparable position, ideally in a research institution or university
Very good English language skills, at least B2 level
Experience in event organization and profound user knowledge of digital data processing, ideally experience with databases
Intercultural competence, ability to work in a team and strong organizational and communication skills

You don't think your profile fits? For example, because you are just starting your career? Describe your motivation and apply anyway!

We offer:

A varied and versatile job in a motivated team that will provide you with optimal support and guidance during your induction - as well as an international working environment embedded in the Beutenberg Campus in Jena
Employment contract in accordance with the collective agreement for the public service of the federal states (TV-L) with long-term prospects. The position is initially to be filled on a part-time basis with a minimum of 20 (maximum 30) hours per week, with the prospect of an increase in working hours.
Remuneration according to TV-L depending on qualifications and experience, additional annual special payment (Christmas bonus) 30 working days holiday per calendar year, two days off on 24/31 December, performance bonus system and attractive company pension scheme with the Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
Flexible working time models: flexitime, mobile working depending on the job, a family-friendly working environment that enables a healthy work-life balance, company health management and dual career option
Promoting talent is important to us: We provide support with various qualification and further training opportunities, digital learning platforms with numerous different online courses can be used

Application:

Please apply online via our application portal by 16 March 2025.

Applications will be analyzed regarding skills, competences and qualifications. All qualified persons, regardless of gender, nationality, ethnic and social origin, religion or belief, disability, age, sexual orientation and identity or other classification protected by law will receive consideration for employment.